Como organizar a agenda médica digital de forma centralizada

Agenda medica digital

Para uma gestão de negócio de qualidade, a organização é um passo fundamental. Em consultórios médicos isto não é diferente, sendo extremamente importante a adoção de uma agenda médica digital para ordenar todos os compromissos da clínica, como reuniões, consultas, entre outros, além de atualizar os dispositivos usados pelo estabelecimento.

Por isso, para você que é médico ou que é responsável pelo cuidado com essa gestão, saiba os motivos para adotar uma agenda médica digital em detrimento àqueles convencionais, que grande parte dos negócios utilizam. Mostraremos as vantagens, formas de organizá-las e até mesmo erros comuns em organizações tradicionais.

Se você ficou interessado, continue aqui e acompanhe! Boa leitura.

Quais as vantagens em organizar uma agenda médica digital centralizada?

Sim, sabemos que talvez você esteja com receio de usar um instrumento tecnológico para organizar o seu serviço. Contudo, uma agenda médica digital traz incontáveis vantagens para você e para a equipe que planeja suas consultas e demais serviços.

Por isso, separamos aqui alguns benefícios, que esse sistema centralizado pode trazer a você e a todos que te auxiliam nesse planejamento.

Facilidade na organização

Em primeiro lugar devemos destacar a facilidade de uso. Uma agenda convencional é, sim, prática, mas somente um sistema centralizado, que une todas as informações em um único lugar, consegue trazer facilidade na organização.

Não é necessário mais, por exemplo, investir em novas agendas físicas, pois a agenda médica digital é desenvolvida pensando no armazenamento ideal para o seu consultório. Ou seja, tudo cabe ali!

Rapidez na verificação de horários

Além disso, uma das maiores vantagens na adoção de um sistema digital é a facilidade de verificar horários e acompanhá-los em tempo real – sem a dificuldade de uma agenda de papel.

Neste serviço é possível receber alertas sobre determinadas consultas, apenas pesquisar o nome do paciente e encontrar a data e horário marcados, entre outros. Portanto, essa é uma ferramenta que traz rapidez.

Agilidade na marcação de consultas

Para melhorar ainda mais, a agenda médica digital facilita a marcação de consultas. A falta de espaço para escrever o nome e horário de atendimento dos pacientes faz com que a pessoa responsável demore nesse processo.

Por isso, principalmente se você trabalha em um consultório movimentado, usar um sistema digital é melhor opção para aumentar a agilidade na marcação de consultas.

Quais os erros comuns nas agendas dos consultórios?

Entendemos até aqui, então, quais são as vantagens que essa opção de agenda digital pode trazer para uma clínica médica. Isso ainda não te convenceu? Se não estiver confiante somente com os benefícios, vamos apresentar outro ponto: as desvantagens de uma agenda comum.

Listamos aqui alguns malefícios que esse método antiquado pode trazer para o seu consultório e até mesmo prejudicá-lo de alguma forma.

Falta de planejamento mensal

As cadernetas comuns não possuem um planejamento mensal. A pessoa responsável por isso, sendo você ou alguma secretária, precisa pensar sobre os horários, analisar qual é o melhor e ainda manusear toda essa marcação.

Isso pode levar, certamente, a uma falta de planejamento mensal. Horários muito espaçados, outros com um intervalo pequeno, entre outros. Tudo isso é uma desvantagem para você.

Falta de compromisso

Sem a agenda médica digital você também sofre com a falta de compromisso. Muitas pessoas esquecem suas consultas ou simplesmente deixam de ir, pois a clínica não entrou em contato.

Com um sistema próprio, a agenda pode notificar que uma próxima marcação está chegando e você, por conta própria ou não, ligar para confirmar a consulta.

Excesso de marcações

Por último, uma agenda tradicional não possui tecnologia suficiente para avisar sobre excesso de marcações. Devido à quantidade de consultas, pode ocorrer de um paciente ter pouco tempo de intervalo para o outro, mostrando uma falta de planejamento nessas marcações.

Por isso, um sistema digital, adequado tecnologicamente, consegue avisar quando esses erros estão sendo cometidos.

Como organizar uma agenda médica digital?

Acho que agora você está mais convencido, não é mesmo? Para isso vamos explicar, detalhadamente, como organizar uma agenda médica digital em seu consultório para que você não se perca nesse sistema.

Pegue uma caneta e um caderno para anotar todas as informações, pois elas são extremamente importantes!

  1. Deixar a agenda de papel de lado

Em primeiro lugar, você deve pegar a sua agenda de papel e jogá-la fora! Agora, com um sistema digital próprio, não é mais necessário anotações em cadernetas físicas. Adapte-se a essa nova forma de marcações!

  1. Centralizar as informações

Jogou fora aquela agenda de papel? Agora abra o seu sistema e centralize as agendas. Isso faz com que você tenha em só um lugar todas as informações necessárias para a clínica. Ou seja, diferente das cadernetas físicas, que acabam e precisam ser substituídas, aqui você simplesmente centraliza tudo em só um lugar.

  1. Incluir intervalos entre as consultas

Certamente a agenda médica digital deixa visível o intervalo entre consultas. Porém, é preciso analisar e programar (caso o seu sistema tenha essa opção) para que ele avise sobre essas diferenças. Elas são fundamentais para que o profissional não fique atolado.

  1. Saber lidar com atrasos

Mesmo que você tenha feito todos esses passos, atrasos acontecem! Por isso, esteja ciente dessas situações e entenda o lado dos pacientes. Saber lidar com atrasos, principalmente na hora de planejar horários, é essencial dentro de qualquer clínica médica.

  1. Enviar lembretes aos pacientes

Uma opção bastante interessante para organizar a sua agenda médica digital é enviando lembretes aos pacientes sobre a consulta marcada. Isso faz com que eles se lembrem, novamente, sobre a data e tenham mais compromisso com a clínica.

  1. Confirmar consultas com antecedência

Complementando o item anterior, o lembrete e outras formas de comunicação são chaves essenciais para confirmar consultas. Caso a pessoa desista de ir, isso pode levar a um horário vago em sua agenda, podendo encaixar outros pacientes. Por isso, sempre verifique se ele comparecerá.

  1. Conhecer os pacientes

Um ponto para acrescentar em sua agenda médica digital – e que muitas vezes não cabe numa caderneta tradicional – é o histórico dos pacientes. Por meio dessas informações, o médico consegue ter uma análise mais precisa sobre o problema dessa pessoa e como resolver.

  1. Investir pesado em tecnologias

Por último, o investimento em tecnologias já é uma maneira eficaz de agendar a sua agenda. Diferente das anotações tradicionais, que gastavam muito tempo e espaço, agora você consegue fazer tudo isso apenas digitando e com um clique. Ou seja, o agendamento é muito mais fácil e ágil para todos.

Conclusão

Entendemos até aqui, então, que a agenda médica digital é uma solução dentro dos consultórios brasileiros. Mesmo que a caderneta física, em papel, ainda seja comum dentro desses estabelecimentos, ela deve ser substituída por um instrumento mais adequado e eficaz.

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