Toda vez que um paciente entra em uma clínica, está em busca de cuidados. Consultas ao médico, quase sempre, são difíceis para as pessoas, por isso, o atendimento deve ser impecável de ponta a ponta. Dentro do consultório, o médico precisar atender com máxima atenção e, na recepção, o preenchimento da ficha de cadastro de pacientes deve ser ágil e eficiente.

Apesar de óbvio, nem sempre é fácil cumprir essa tarefa com rapidez, ou seja, uma das atividades mais rotineiras das clínicas e consultórios médicos é também um dos seus maiores desafios. Isso ocorre porque a recepção é o DNA da clínica e também o primeiro contato do paciente no consultório.

O preenchimento da ficha dos pacientes é, então, uma demanda crucial para essas empresas e torna fundamental a adoção de uma estratégia com práticas e ferramentas para otimizar, diariamente, o procedimento.

Você é um médico, ou administra uma clínica de saúde? Quer saber onde encontrar os recursos e como eles contribuem no preenchimento da ficha de cadastro de pacientes? Siga a leitura!

Dicas para agilizar o preenchimento da ficha de cadastro de pacientes

A seguir, listamos algumas dicas para ajudá-lo, com medidas práticas, a organizar a tarefa de cadastrar as fichas dos pacientes. Seja rigoroso na aplicação dessas mudanças para obter resultados, rapidamente, e melhorar o atendimento aos seus pacientes. Veja!

Centralize as informações da clínica

Organização é a palavra-chave para ser ágil nos processos. Um ambiente desorganizado, geralmente, trava os processos e atrasa o atendimento. Um dos caminhos para facilitar a organização das informações da clínica é concentrá-las em uma plataforma.

Na sua clínica, cada secretária se organiza de uma forma? Alguns processos continuam restritos a agendas manuais e muitas informações não são compartilhadas? 

Essas práticas devem mudar. O caminho é centralizar as informações relevantes e a forma mais fácil para isso é utilizar um software específico para clínicas médicas. 

Esse recurso vai trazer velocidade para o preenchimento da ficha de cadastro de pacientes e para a análise dessas informações, pois os médicos terão acesso rápido e fácil a tudo que precisam sobre os pacientes.

Padronize o básico e personalize o cadastro dos pacientes

Depois de centralizar os dados dos pacientes, é importante encontrar um padrão mínimo para as informações mais básicas, como nome e sobrenome (sempre completos), CPF (em um padrão, com ou sem pontos, por exemplo), endereço (inserindo rua, número, bairro, cidade e cep em células diferentes) e telefone (com DDD e anotando sempre um fixo e um celular). Essas medidas são importantes para o médico puxar as informações com mais agilidade. 

Além da padronização das informações básicas, os melhores softwares para o cadastro de pacientes têm opções indispensáveis para uso do médico e da secretária. Eles permitem a inserção de informações específicas dos pacientes, trazendo personalização. É um recurso que ajuda o médico na hora de atender, subsidiando seu trabalho com informações extras.

Promova a cultura de organização

Algumas medidas podem ser muito úteis para organizar as fichas de cadastro de pacientes. Cabe ressaltar que, somente em um ambiente organizado, é possível favorecer o atendimento. Veja!

#1 Elimine dados duplicados

A duplicação de dados dos pacientes é bem comum quando a clínica não centraliza as informações. Na hora de organizar os dados, reúna tudo em um cadastro e elimine erros de duplicação.

# Segmente

Uma medida que traz alguma agilidade na recepção é segmentar seus pacientes, considerando as consultas e exames mais frequentes deles. Com isso, as crianças serão encontradas na pediatria e os idosos na geriatria, por exemplo.

#3 Use a ordem alfabética

O alfabeto é um código que traz muita facilidade para a busca de dados. Se a clínica organizar os dados dos pacientes dessa forma, é possível tornar o atendimento e a marcação de exames mais ágil.

#4 Alimentação Imediata Do Cadastro

A atualização dos dados dos pacientes deve ser imediata, ou seja, se ele informou uma mudança, atualize rapidamente o cadastro. Assim, é possível garantir mais organização e controle sobre a ficha de cadastro de pacientes.

Ferramentas que facilitam o cadastro de pacientes

Algumas ferramentas podem agilizar o processo de preenchimento da ficha de cadastro de pacientes, por exemplo, otimizando o tempo das secretárias, como é o caso do prontuário eletrônico. Vamos falar sobre isso no tópico a seguir!

Utilize boas ferramentas de gestão e controle

As ferramentas tecnológicas oferecem suporte para muitas demandas nos mais variados setores. No caso da medicina, também podem contribuir e seus recursos costumam contribuir até com a demanda de preenchimento da ficha dos pacientes. 

Os sistemas para clínicas médicas disponíveis, atualmente, podem auxiliar a gestão da clínica e trazer mais controle na administração da empresa. Para os pacientes, os sistemas trazem rapidez, eficiência, personalização e um atendimento moderno e ao mesmo tempo humanizado.

Moderno porque oferece ferramentas online para agilizar o atendimento e permitir, por exemplo, que o paciente agenda sua consulta sozinho. Humanizado porque ajuda o médico a atender melhor, com referências sobre o paciente no consultório.

A personalização oferecida com o prontuário eletrônico

Os prontuários eletrônicos são o melhor recurso para facilitar a demanda das recepcionistas. Eles evitam a perda de informações, dinamizam processos e permitem o acesso dos dados de qualquer lugar. Quer saber outras vantagens do prontuário eletrônico?

  • Preenchimento rápido;
  • Segurança dos dados de pacientes;
  • Acessível por diferentes dispositivos e lugares;
  • Atualização ágil das informações;
  • Evita acúmulo, a perda e o desperdício de papel;.
  • Possibilidade de personalização.

Considere o uso de um CRM

Você também pode centralizar e organizar as informações da clínica com um CRM. A sigla em inglês de “Customer Relationship Management” significa “Gestão de Relacionamento com Cliente”. Os CRMS, geralmente, contêm suporte técnico, cadastro, agendamento e ramais telefônicos. 

Utilizando um CRM, também é possível separar os pacientes por especialidade, facilitar o acesso desses dados e se aproximar dos pacientes, pois a ferramenta ajuda com notificações sobre as datas dos exames e retornos.

Considere o uso de um software de gestão 

E, para arrematar as melhorias no atendimento e preenchimento da ficha de cadastro de pacientes, considere a aquisição de um software médico. Eles trazem praticidade, modernidade e personalização para essa demanda.

Chegou a hora de otimizar a rotina de atendimento na recepção, zelar ainda mais por seus pacientes e garantir os melhores resultados. Existem muitos programas como esse no mercado, então, procure um software especializado e dedicado a informatização de clínicas médicas. 

A gestão dos dados da sua clínica nunca mais será a mesma! E, certamente, você perceberá um salto de qualidade nos atendimentos e no volume de consultas. Isso porque os melhores softwares para clínicas podem simplificar e otimizar o preenchimento da ficha dos pacientes e também a administração da clínica. Pronto para esse novo cenário?