A gestão de clínicas médicas é um desafio com tarefas bem diversificadas. É preciso, por exemplo, cuidar da agenda dos médicos, das consultas, dos prontuários, liderar uma equipe de pessoas, acertar no atendimento aos pacientes, organizar todos os processos, acompanhar o fluxo de caixa, manter o negócio rentável e por aí vai.

As demandas relativas a administração da clínica são inúmeras. Para obter sucesso, é fundamental acompanhar cada uma dessas tarefas bem de perto e separar o joio do trigo, ou melhor, o que vai bem e o que precisa, com urgência, melhorar.

Gerenciar bem é isso. Primeiramente, os processos devem ser mapeados, depois, é preciso identificar eventuais pontos de melhoria. Em seguida, é hora de atacar os problemas, ou seja, buscar ferramentas e novas práticas para ajudar os médicos e gestores da clínica nas principais dificuldades inerentes ao negócio.

Melhores resultados sempre dependem dessa análise e de muito foco. Nos tempos atuais, entretanto, todos esses desafios - e outros - podem ser solucionados por uma parceria que vem se tornando cada vez mais indispensável para as empresas: tecnologia de ponta

Com seus variados recursos, é possível automatizar determinadas tarefas, deixar o atendimento mais ágil, moderno e muito mais eficiente.

Os desafios da gestão de clínicas médicas

Quando resolvem empreender e abrir uma clínica, os médicos assumem uma posição que nem sempre os deixa confortáveis. Nesse caso, o ideal é se preparar, buscar novos conhecimentos e ir atrás de técnicas para a gestão de clínicas médicas que possam amparar a rotina administrativa.

É assim que muitas clínicas e consultórios médicos estão melhorando seus serviços e seus resultados. Eles apostaram, principalmente, em tecnologias que transformaram seu dia a dia e, agora, colhem os frutos dessas mudanças atendendo mais e mais pacientes. Sem erros ou atropelos, tudo para eles flui de um jeito rápido e bastante organizado.

Quer entender, em detalhes, como eles conseguem superar com eficiência os desafios da gestão de clínicas médicas? É exatamente isso o que mostraremos neste guia. Siga a leitura e comece, hoje mesmo, a transformar para sempre a história e a gestão do seu consultório.  

Como melhorar a gestão de clínicas médicas

Gerenciar pessoas, colher e analisar dados da clínica, humanizar o atendimento, organizar as finanças, os prontuários, o volume alto de informações dos pacientes… ufa, você já deve estar se perguntando como os concorrentes conseguem enfrentar toda essa rotina com maestria e sem deixar paciente nenhum irritado com a demora para receber atendimento.

Neste tópico, começamos a indicar os caminhos que aumentam a eficiência na gestão de clínicas médicas. Para isso, reunimos uma série de ações que contribuem para a administração das clínicas em diferentes atividades. Veja!

Gestão financeira

Logo no início, queremos falar daquele que talvez represente o maior desafio para os médicos na administração de seus consultórios: a gestão financeira. Sem o devido controle dos recursos da clínica, o esforço de melhorar as outras áreas é quase sempre em vão.

Melhores resultados na gestão de clínicas médicas dependem, diretamente, do controle eficiente dos recursos financeiros. Tudo que entra e sai de dinheiro na clínica deve ser registrado para monitoramento e também para que os desperdícios sejam evitados ao máximo.

Aqui podemos mencionar o primeiro suporte que as tecnologias podem trazer. Com sistemas online que ajudam a gestão de clínicas médicas, é possível atualizar de forma rápida e fácil o fluxo de caixa.

Esse tipo de controle é fundamental e funciona como um norte para a gestão da clínica e a identificação de eventuais ajustes. 

São os números que apontam a hora de economizar e a de fazer novos investimentos. Você precisa saber sempre o que acontece com o dinheiro da clínica, porque eles são indicativos certeiros sobre a necessidade de melhorias.

Guias TISS

Presente no dia a dia dos médicos e demais profissionais das clínicas de saúde, as guias TISS também podem ganhar muito em suporte tecnológico. E se existisse um recurso de lançamento específico, onde fosse possível lançar, visualizar, editar, excluir e atualizar guias TISS?

Na verdade, esse recurso já existe e está disponível nos melhores sistemas online para a gestão de clínicas médicas. Para além disso, eles trabalham também nas demandas anteriores, ou seja, no controle de caixa, registrando o que sai e o que entra.

Vantagens de uma gestão baseada no fluxo de caixa

As ferramentas tecnológicas são fortes aliadas na gestão de clínicas médicas. Quer entender a importância de atualizar rapidamente o fluxo de caixa? Vamos lá!

O primeiro grande benefício de conhecer bem as contas da clínica, utilizando um sistema médico, é aumentar o controle sobre as finanças. Você enxergará com mais facilidade os próximos pagamentos e as despesas.

Com esses dados em mãos - ou melhor nos relatórios do seu sistema online - pode-se identificar, por exemplo, os convênios mais e menos rentáveis. Assim, é possível adotar novas estratégias em relação aqueles que não estão oferecendo o retorno esperado.

Outro benefício possibilitado por um controle financeiro mais eficiente é a redução de custos. Isso porque será mais fácil encontrar aqueles gastos desnecessários e que são verdadeiras fontes de desperdício. Depois, basta cortar o mal pela raiz e perceber como essa nova gestão do fluxo de caixa é capaz de gerar economia.

Mais do que economizar, o sistema de fluxo de caixa na gestão da sua clínica também pode melhorar a projeção dos lucros a longo prazo. Essas projeções serão feitas com base nos ganhos, permitindo que o negócio cresça de forma responsável e sem correr maiores riscos.

Entendeu por que é tão importante e benéfico fazer a gestão financeira da clínica com base no fluxo de caixa? Agora, você só precisa escolher um software médico de qualidade e capaz de oferecer suporte nessa tarefa! Depois, certamente, você perceberá o potencial dessas ferramentas na gestão de clínicas médicas. Até aqui, demos algumas pistas, não é mesmo? Vamos em frente!

Controle da agenda

Ela é a rainha dos consultórios e clínica médicas. Antigamente, era preenchida a papel e caneta, o que facilitava alguns erros, como repetição de horário dos pacientes, ou falhas em anotações importantes. Mas o controle das agendas dos médicos pode ser outro com suporte tecnológico.

Sim, ferramentas de tecnologia, mais especificamente sistemas automatizados, online ou instalados nos computadores da clínica ajudam médicos, enfermeiros e secretárias a trabalhar com mais rapidez e eficiência no agendamento de consultas, exames e retornos dos pacientes.

É muito importante que a sua clínica utilize esses recursos. Eles podem manter a agenda unificada, o que evita duplicação de horários, por exemplo. Além disso, são sistemas bem intuitivos e dinâmicos na forma de usar.  E você sabia que é possível utilizá-los em tempo real? 

Melhorar a marcação de consultas e otimizar o cadastro de pacientes, colocando filtros por cores para visualizar melhor a situação cadastral dos pacientes também é possível com suporte tecnológico e os melhores softwares médicos.

Se você quer oferecer aos pacientes a facilidade de marcar encaixes ou retornos de onde estiverem, pela internet, saiba que um sistema para gestão de clínicas médicas atende bem a esse requisito.

Além de agilizar a marcação de consultas, eles atuam na confirmação, enviando um SMS ao paciente para garantir também que eles cheguem no horário.

Todas essas medidas contribuem para uma agenda mais organizada. Com isso, sua clínica conquistará o respeito dos pacientes. Deseja atingir a total eficiência na marcação de consultas? Então, um sistema médico pode ajudar sua clínica.

Organização de dados

Agora vamos abordar a gestão eficiente dos dados da sua clínica ou consultório médico. Mais uma vez, ficará evidente como a utilização de uma ferramenta tecnológica é capaz de auxiliar uma demanda na clínica.

O fato é que, com os melhores sistemas para a gestão de clínicas médicas, você terá acesso a uma base atualizada, diariamente, com mais de 30 mil medicamentos para fazer prescrição. Uma ferramenta bastante moderna que permite, ainda, a prescrição digital e aumenta a adesão do paciente ao remédio.

Também é importante frisar que essa base segue os registros recentes feitos na ANVISA e o médico pode buscá-los de diferentes formas: pelo nome comercial, químico ou por suas fórmulas manipuladas. O recurso também aponta o preço médio praticado em cada medicamento no mercado.

Além disso, na rotina do consultório, haverá uma grande número de informações circulando por todos os lados, como dados pessoais de pacientes, prontuários e imagens de exames. Esses dados só estarão por todos os lados, na ausência de uma ferramenta capaz de unificá-los, como bem fazem os sistemas para a gestão de clínicas médicas.

E uma das formas que elas foram programadas para executar essa tarefa é por meio da criação de relatórios estatísticos da clínica.

Para centralizar, preservar a segurança, facilitar a busca e organizar melhor as informações da clínica, utilize um sistema médico online. Assim, você diminui bastante o risco de perder informações consideradas preciosas.

Atendimento humanizado

Sabe aquele ditado: o cliente sempre tem razão? Verdade. E também é verdade que ele dificilmente voltará a um estabelecimento onde não se sentiu bem atendido. Imagine, então, se esse atendimento ruim ocorre em um lugar onde ele espera receber o máximo de atenção e cuidado. 

A gestão de clínicas médicas que prioriza um atendimento humanizado é muito mais assertiva. É dessa forma que elas conseguem ofertar um atendimento capaz de atingir o mais alto padrão de satisfação para os pacientes.

Entre os benefícios de um sistema online para o atendimento de clínicas médicas, podemos destacar: 

  • Facilita a comunicação interna entre médicos e recepcionistas;
  • Agiliza a chamada do próximo paciente; 
  • Controla as pessoas na recepção;
  • Enviar um SMS para confirmar as consultas.

Soluções mobile, que permitem aos médicos e pacientes acessar e atualizar informações com o celular são muito práticas. Essas ferramentas contribuem muito para melhorar o atendimento justamente porque oferecem uma experiência de qualidade. 

É como estamos afirmando desde o início: se pretende melhorar algo na clínica, então, você procura um software para a gestão de clínicas médicas.

Depois que elas começarem a trabalhar em paralelo a todos na clínica, basta manter uma comunicação respeitosa, humanizada e ágil com os pacientes na recepção e dentro dos consultórios médicos.

Soluções personalizadas que contribuem para uma relação mais próxima entre médico e paciente também são bem-vindas. É o caso das fichas com campos exclusivos, que podem ser criados de acordo com dados específicos dos pacientes.

Humanizar não significa esquecer a tecnologia. Pelo contrário, com ela, é possível melhorar o atendimento, por exemplo, com diagnósticos mais precisos.

É assim que os sistemas médicos e suas soluções facilitam os processos de gestão de clínicas médicas. Assim como qualquer outra empresa, clínicas e consultórios médicos dependem de foco na gestão. E, dentre as inúmeras funcionalidades desses sistemas, aquelas que ajudam a fazer o controle do fluxo de caixa estão entre as mais importantes.  

Elas são encaradas dessa forma porque trazem uma série de benefícios para a sua clínica, como oferecer uma visão mais ampla do negócio. Investimentos e lucros são visualizados com mais clareza, facilitando a busca por melhorias. O resultado dessa gestão estratégica pode ser apenas um: o crescimento do seu consultório.

Como um sistema médico potencializa a gestão de clínicas 

Como salientamos até aqui, um sistema médico é capaz de potencializar toda a gestão da clínica. As melhores soluções do mercado se destacam por oferecer muita agilidade na administração da clínica e seus recursos contribuem para melhorar a performance do consultório.

Isso porque os sistemas online para a gestão de clínicas médicas atuam, por exemplo, no controle dos profissionais e no armazenamento dos dados dos pacientes, com histórico de consultas.

Essas ferramentas também podem servir para controlar todos os setores, incluindo:

  • Operação;
  • Recursos humanos;
  • Financeiro;
  • Qualidade de serviço;
  • Estrutura física.

A seguir, vamos mostrar alguns recursos que fazem dos sistemas online para clínicas médicas importantes aliados dos médicos na gestão de seus negócios.

Mobilidade

Se fosse preciso construir uma lista de características fundamentais para uma empresa prosperar no Século 21, dificilmente, o termo mobilidade ficaria de fora. Empresas que funcionam para além das suas paredes costumam ser mais eficientes, ágeis e acessíveis.

Essa é uma das principais contribuições que  um sistema online pode oferecer a sua clínica. Com eles, o compartilhamento de informações entre os profissionais da clínica e até com os pacientes ganha muitas facilidades.

Um dos recursos mais proveitosos para o paciente é a possibilidade de agendar pela internet os seus exames nos horários disponíveis da clínica. Depois que ele escolhe, a secretária confirma o pedido e a data é reservada. 

A grande vantagem é que o paciente consegue fazer isso por 24 horas, sem restrição e sem o risco de ligar para linhas ocupadas.

Qualquer pessoa com acesso a internet pode utilizar esse recurso. Além disso, os médicos também têm mais mobilidade para realizar seu trabalho.

Agenda

Há pouco, falamos da importância da agenda para as clínicas e consultórios médicos. Elas devem estar sempre organizadas, como um sinal de que a clínica cuida bem dos seus pacientes. Além disso, apresentamos alguns recursos e práticas que contribuem para evitar erros na agenda.

Se você vai adquirir um dos sistemas online que fazem a gestão de clínicas médicas, busque os recursos que, realmente, importam e ajudam na rotina da clínica. Abaixo, destacamos alguns:

  • Flexibilidade na criação de agendas para consultas e procedimentos com horários fixos;
  • Cadastro ilimitado de usuários;
  • Marcação de cirurgias, exames, retornos e consultas;
  • Agendamento de encaixes, bloqueios e troca de horários;
  • Aviso aos pacientes por SMS;
  • Monitoramento do tempo de espera;
  • Impressão da agenda do dia;
  • Chat interno para médicos e secretárias;
  • Panorama semanal;
  • Registro automático de histórico de agendamentos dos pacientes;
  • Relatórios gerenciais com diversos filtros, incluindo campos dos agendamentos;
  • Agenda telefônica e de compromissos para uso particular ou da clínica;
  • Identificação de pacientes por fotos;
  • Integração com faturamento, TISS e várias opções pela agenda.

Faturamento TISS

Outra demanda bastante comum no dia a dia das clínicas e consultórios é o faturamento TISS - Troca de Informações para Saúde Suplementar. Se você precisa de suporte nessa tarefa, os melhores sistemas médicos e seus avançados recursos podem ajudar.

Um dos benefícios é que você terá mais controle sobre o faturamento de consultas e demais procedimentos, com acesso a diversos relatórios.

Outra possibilidade é definir percentuais de comissões para cada procedimento, usuário ou convênio, combinando ou não essas três opções. Depois de fazer o lançamento, o sistema verifica, automaticamente, se há uma comissão relacionada aquele lançamento antes de apresentar o valor correspondente. 

Abaixo, outras funcionalidades importantes:

  • Relatórios de faturamento com filtros por prestador, paciente, procedimentos e convênios;
  • Importação de tabelas do Brasíndice e Simpro;
  • Estatísticas de faturamento e convênios, com gráficos e porcentagens;
  • Módulo TISS completo, com diversas configurações para facilitar o preenchimento de guias;
  • Geração e envio de lotes XML de guias padrão TISS por convênio;
  • Controle de lotes enviados, com opção de impressão para conferência;
  • Contas a pagar, receber e fluxo de caixa.

Finanças

Falamos bastante de finanças por aqui e até apresentamos algumas funcionalidades que os sistemas online podem garantir na gestão de clínicas médicas. Agora, vamos mais a fundo nesse quesito, apresentando recursos que estão presentes nos melhores sistemas médicos. Para facilitar, veja a lista:

  • Estatísticas da clínica, com filtro sobre diagnóstico, convênios e faturamento;
  • Geração de gráficos e números;
  • Pesquisa sobre dados clínicos, com filtros por consultas ou dados do pacientes;
  • Pesquisa sobre pacientes, com filtros sobre todos os campos do cadastro.

A performance da clínica 

Todas essas ferramentas, no fim, trabalham com um objetivo: monitorar e visualizar a performance da clínica, oferecendo insumos e recursos para melhorar os serviços prestados.

Atendimento médico de qualidade é uma demanda de primeira ordem nos dias de hoje. As pessoas querem ser bem atendidas e pagam por isso. Em contrapartida, as clínicas precisam atender toda essa expectativa. Felizmente, a tecnologia e suas ferramentas permitem a automação de tarefas e muitas melhorias na gestão de clínicas. 

Você não está sozinho, nem sozinha para cumprir a nobre missão de salvar vidas. Fazendo o investimento certo em tecnologia, você terá mais controle sobre a gestão do seu consultório, dos processos, dos medicamentos e dos demais profissionais. É um cenário com mais análise, monitoramento e de busca contínua por melhores resultados. 

Podemos concluir que um software para a gestão de clínicas médicas é imprescindível. Primeiramente, porque oferece condições para a obtenção de informações estratégicas e valiosas. Em segundo lugar, porque contribui para melhorar os processos, deixando-os principalmente mais ágeis.

Sem uma gestão eficiente, nenhum tipo de negócio vai longe. A vantagem é que, agora, boa parte dessas demandas cai no colo das novas tecnologias e sistemas automatizados. Quando essas ferramentas são desenvolvidas especificamente para a realidade dos profissionais de medicina, você pode ter certeza que o resultado é ainda melhor.

Cada vez mais, o uso de ferramentas avançadas para os médicos se torna necessário. Muitos conseguem ver a tecnologia como aliada e aproveitam os benefícios que ela tem a oferecer desde o controle do fluxo de caixa, a possibilidade de prescrever receitas digitais, com muito mais praticidade.

Deseja que as decisões sejam amparadas em informações concretas? Então, um software para gestão de clínicas médicas é o parceiro mais indicado para o seu dia a dia. Basta lembrar que essa ferramenta pode mostrar os projetos e convênios que trazem mais resultados para a empresa.

Por tudo isso e com recursos dessa natureza, a performance da sua clínica pode atingir novos padrões de qualidade. Os médicos perceberão mudanças abruptas e que funcionam para facilitar sua rotina de trabalho. Mas quem vai sentir mesmo a nova realidade em uma clínica que usa sistemas online para a gestão é o paciente. 

O atendimento nunca mais será o mesmo. E quando for preciso, esse paciente retornará a sua clínica atrás do mesmo respeito e atenção que recebeu. Aliás, aí está mais um benefício dos sistemas online na gestão de clínicas médicas, a fidelização dos pacientes e a indicação deles para amigos e familiares. A credibilidade da sua clínica estará em outro patamar, experimentando um crescimento seguro e sustentável.